Як встановити ключі в Медок?
Електронний підпис необхідний для будь-якої компанії, що застосовує Медок або іншу програму автоматизованого документообігу. Без кваліфікованого цифрового підпису неможливо погодити договір, переслати звіт в податкову або обмінятися іншими документами з контрагентом.
Що таке ключ?
Щоб отримати цифровий електронний підпис, керівник підприємства має пройти реєстрацію у спеціалізованому центрі. Ліцензований заклад перевіряє надану інформацію та надає відповідний сертифікат. На підставі цього документу здійснюється віддалене узгодження інших паперів.
Після реєстрації користувач отримує два файли з розширенням crt та zs2. Перший містить сертифікат, у другому зберігаються безпосередньо ключі.
Як завантажити ключі в Медок?
На комп’ютер, який буде використовуватись для роботи, завантажують програму Медок з сайту ukrzvit.ua. Далі потрібно зайти в головне меню та знайти вкладку «Адміністрування». З правого боку треба натиснути на надпис «Сертифікати». У лівій частині екрана буде розташований перелік команд. Серед них обирають варіант «Встановлені сертифікати». Під час натискання на нього система покаже всі сертифікати, що пов’язані з цією компанією.
Якщо потрібного документа немає в системі, натискають кнопку «Завантажити з інтернету». Система автоматично знайде та підтягне сертифікати для підприємства. На останньому кроці програма запропонує зберегти зміни та перейти до наступного кроку.
Далі переходимо в головне меню та обираємо у довідниках картку підприємства. Вона містить всю інформацію про юридичну особу. Уважно перевіряємо її та за необхідності вносимо зміни в такі пункти:
- Підприємство. Якщо було змінено назву компанії.
- Адреса. Якщо під час оформлення підпису було встановлено іншу.
- Керівники. Якщо сертифікати створювались під новий склад керівництва.
Прив’язка ключів в Медок
Не завжди зручно обирати потрібний ключ із купи наявних для кожного документу. Тому виконують прив’язку ключів, що дає можливість автоматизувати процес. Кожен ключ буде використовуватись для вказаних документів за замовчуванням.
Процедура виконується в розділі «Первинні документи». Треба створити новий запис для ключа. Для цього двічі тиснуть на надпис «Користувацькі налаштування комплектів підписів».
Новий запис варто назвати. Найліпший варіант — це записувати його за типом документів, для яких буде використовуватись ключ. Далі система запропонує обрати тип операції:
- підпис всіх документів;
- підпис вхідних;
- підпис вихідних.
Ще передбачена можливість встановити ярлики, контрагентів чи перелік документів, що можуть бути підписані ключем (договір, накладна, звіт). Також встановлюється вартість документа — максимальна та мінімальна. На останньому кроці додаємо співробітників, котрі мають право підпису. Фактично додаємо їхні особисті ключі. Це надасть можливість не шукати кожного разу окремий ключ, а використовувати створений шаблон.
Важливо пам’ятати, що під час зміни керівницького складу або позбавлення когось зі співробітників права підпису доведеться анулювати ключ. Це виконується в розділі «Сертифікати». Потрібно виділити анульований ключ та натиснути кнопку «Заблокувати».