Чи достатньо MS Excel для управління проєктами у вашій компанії?

MS Excel — один із найпопулярніших інструментів, які використовуються в компаніях у всьому світі. Важко уявити менеджера в будь-якій компанії, який би не користувався Excel. Звичайно, Excel найчастіше застосовується у фінансових відділах, контролінгу та скрізь, де йдеться про управління фінансами в широкому сенсі. Проте MS Excel також є дуже популярним інструментом для управління проєктами.

Використання MS Excel для базового управління проєктами

Переважна більшість компаній, які займаються управлінням проєктами, принаймні на початку використовували базові інструменти, створені на основі MS Excel. Причина вибору такого рішення полягає в основному в широкій доступності MS Excel в організаціях, його загальній знайомості, а також у легкості розробки базових інструментів для управління проєктами. MS Excel — це дуже гнучка програма, яка пропонує безліч функцій. Люди, які мають розширені знання в галузі MS Excel, можуть створювати дійсно складні рішення для підтримки управління проєктами. У Excel створюються графіки проєктів разом із їх візуалізацією у вигляді діаграм Ганта, реєстри ризиків, бюджети проєктів, карти проєктів, а також базові функції для управління ресурсами та портфелями проєктів. В управлінні проєктами за допомогою Excel можна виділити принаймні кілька етапів, пов’язаних із рівнем складності розроблених інструментів у MS Excel. Основні з цих етапів:

1. Етап 1 — Найпростіший спосіб управління проєктами за допомогою MS Excel полягає в створенні файлу з вкладками — кожна вкладка виконує різні функції — і систематичному заповненні цього файлу для кожного проєкту. Основний недолік такого рішення полягає в тому, що відсутня можливість командної роботи.
2. Етап 2 — Створення інструментів на основі MS Excel і SharePoint, що забезпечує базові можливості для командної роботи.
3. Етап 3 — Одночасне використання MS Excel і баз даних MS SQL. У цьому випадку MS SQL стає центральним сховищем даних, а MS Excel використовується як інтерфейс для роботи проєктних команд та інших користувачів.

Коли MS Excel стає недостатнім інструментом для ефективного управління проєктами?

Дослідження, проведені по всьому світу, чітко показують, що як малі компанії, так і міжнародні організації з року в рік реалізують дедалі більше проєктів. У зв’язку з тим, що впровадження стратегій відбувається через реалізацію проєктів, що проєкти залучають дедалі більше ключових ресурсів, які коштують реальних грошей, зростають також і очікування щодо ефективності управління проєктами. У цьому контексті можна зробити досить певне припущення, що в компаніях, які одночасно реалізують багато стратегічних і комплексних проєктів, залучають до них ключові ресурси, інструменти для управління проєктами, створені на основі MS Excel, є недостатніми. Основні недоліки використання Excel такі:

1. Створення професійних інструментів на основі MS Excel — що зазвичай компанії намагаються зробити самостійно — є дуже трудомістким і ризикованим.
2. Ускладнена комунікація та командна робота, пов’язана з плануванням і реалізацією комплексних проєктів.
3. Висока трудомісткість у забезпеченні поточної інформації про реалізовані проєкти для керівництва компанії. Особливо трудомістким для співробітників PMO є підготовка відповідей на запити ad hoc.
4. У Excel дуже важко побудувати повну логіку проєкту у вигляді діаграми Ганта. Важко спроєктувати всі види взаємозв’язків між завданнями в проєкті. Діаграма Ганта, що показує взаємозв’язки між усіма завданнями в проєкті та критичний шлях, є основним інструментом реалізації кожного комплексного проєкту. Наступний рівень складності — це труднощі побудови залежностей між завданнями, які походять з різних проєктів.

Чому професійна програма для управління проєктами є кращим вибором, ніж MS Excel?

На ринку доступні багато професійних інструментів для підтримки управління проєктами та портфелями проєктів. Компанії, які одночасно реалізують багато комплексних проєктів і потребують управління ними як на стратегічному, так і на оперативному рівні, можуть обирати між різними системами. Одним із таких рішень є програма для управління проєктами FlexiProject. Порівняно з MS Excel, професійні програми пропонують значно більше можливостей, серед яких найважливіші такі:

• Централізація та безпека даних — усі дані про проєкти зберігаються в центральній базі даних системи, а доступ до них відповідно захищений.
• Розширені функції звітності — ці програми дозволяють створювати детальні звіти. Їх основна перевага в тому, що дані в цих звітах завжди актуальні. Додатково можна легко створювати звіти ad hoc.
• Доступ до розширених графіків разом із діаграмою Ганта, що зберігає повну логіку завдань у проєкті. Приклад такого графіка з програми FlexiProject, який одночасно показує навантаження проєктних ресурсів, наведено на ілюстрації нижче.
  Додаток:

• Розширені програми для управління проєктами дозволяють планувати навантаження ресурсів і реєструвати фактичний час, витрачений на проєктну роботу.
• Такі процеси, як прийняття рішень, авторизація змін у планах проєктів або періодичне звітування проєктів, можуть бути повністю автоматизовані.
• Ефективна командна робота, ефективна комунікація в рамках проєкту та можливість одночасної роботи над проєктними документами — це велика перевага порівняно з MS Excel.
• Розширені програми підтримують різні проєктні методології, такі як каскадний, гнучкі методології чи гібридне управління.

MS Excel проти професійних інструментів для управління проєктами: що вибрати?

MS Excel можна рекомендувати в першу чергу компаніям, які є невеликими або лише розвивають свої процеси управління проєктами. Однак навіть у таких випадках варто задуматися, чи не буде вигідніше використовувати готові професійні інструменти. Багато з них мають впроваджені найкращі практики, які можна відразу ж використовувати. Однак великі компанії, які одночасно реалізують багато проєктів і залучають до них ключові ресурси, повинні одразу вибрати розширену програму. Описані в цій статті переваги такого рішення мають бути досить переконливими для всіх.