Як перетворити смартфон в повноцінний мобільний офіс

Проджект-менеджер в Києві, програміст в Таїланді, а копірайтер на Балі. Офіс давно перестав бути обов’язковою умовою ведення бізнесу. Більш актуальне завдання сьогодні – знайти ефективний спосіб управління віддаленої командою. І смартфон грає тут не останню роль. Як перетворити свого мобільного помічника в координаційний центр і успішно вести справи, де б ви не знаходилися?

Програми, щоб організувати роботу

Успіх проекту багато в чому залежить від того, наскільки точно керівник описує кожному учаснику завдання і чи може вчасно проконтролювати його виконання. Сучасні платформи оптимізують ці дії. Один із зручних майданчиків для постановки завдань і призначення виконавців – додаток Trello.

У ньому можна вести відразу кілька проектів, і зрозумілий інтерфейс виключає складності у використанні ресурсу.

• Створіть дошку для кожної бізнес-ідеї.
• Додайте на ній списки завдань, структуровані за напрямками діяльності або за виконавцями.
• У ці списки додайте картки із завданнями, встановіть для них терміни і контрольні чек-листи.
• Для спільної роботи надайте доступ до дошки іншим членам команди.

У Trello всі учасники бачать, як просувається робота, можна оперативно відстежити відхилення від графіка або виправити помилки в початковому плані.

Власні справи зручно вести в календарі або електронному записнику, такому як Mylifeorganized. Їм вже користуються більше 3 мільйонів чоловік. Функції програми дозволяють врахувати не тільки робочі, а й особисті справи, розподілити час між ними і скласти розклад. У Mylifeorganized можна:

• створювати завдання;
• ділити їх на етапи;
• об’єднувати в групи;
• прив’язувати виконання завдань не тільки до часу, але і до місця;
• встановлювати фільтри, наприклад, щоб подивитися найважливіші плани або те, що необхідно зробити найближчим часом.

Програми, щоб спілкуватися з колегами

Спілкування по електронній пошті незручне тим, що легко забути кого-небудь з адресатів. Крім того, воно не підходить для обговорення нагальних питань та мозкових штурмів. Більш ефективне рішення – використання загального месенджера. У 2018 року серед українських користувачів, особливо у IT-фахівців, зросла популярність Telegram. І це не дивно.

• Telegram дозволяє створювати найчисленніші чати (1000 учасників для групи, 200 000 – для супергрупи).
• Повідомлення зберігаються не на телефоні, а в хмарі, тому пам’ять мобільного пристрою залишається вільною, а при видаленні додатка листування зберігається.
• При додаванні нових користувачів в групу їм доступна історія обговорень, тому адміністратору не доводиться дублювати важливі повідомлення.
• Через Telegram учасники можуть відправляти файли великого об’єму (до 1,5 Гб).

Також для обміну документами та іншою інформацією зручно створити спільний електронний простір на платформах Dropbox або Google Disk. Для спільної роботи над бізнес-планом, кошторисом або угодою підійде Google Docs або OneNote. З ними актуальна редакція документа завжди доступна членам команди, можна відстежити історію змін, і ніхто не заплутається в версіях.

Програми, щоб зв’язати смартфон з персональним комп’ютером

Працювати зі смартфона можна, навіть якщо вам потрібні файли, що зберігаються на персональному комп’ютері. Налаштувати віддалений доступ до нього без додаткового обладнання і особливих технічних знань допоможе Chrome Remote Desktop. Це робиться в кілька кроків.

1. Створіть акаунт в Google, якщо його ще немає.
2. Підготуйте ПК: в браузері Chrome скачайте розширення «Віддалений робочий стіл Chrome».
3. Встановіть на смартфон однойменний додаток.
4. Згенеруйте на комп’ютері код, який відкриє до нього доступ.
5. Введіть код у додатку.

Щоб віддалено підключитися до ПК з мобільного телефону, обидва пристрої повинні мати вихід в інтернет. Після цього залишиться тільки освоїти інструкції Google про рухи, якими комп’ютер управляється через сенсорний екран смартфона, і можна працювати з будь-якої точки світу.

Способи роздрукувати документи зі смартфона

Сучасна офісна техніка адаптується під потреби користувачів, що працюють віддалено. Тому принтери дозволяють друкувати документи зі смартфона:

• через Wi-Fi – для пристроїв, розташованих недалеко один від одного;
• через віртуальний принтер, наприклад, використовуючи додаток Mopria Print Service для Android – незалежно від відстані між принтером і смартфоном.

З сучасними технологіями організувати віддалену роботу просто. Новітні гаджети розробляються так, щоб користувачі могли легко розібратися в функціональності. А їх можливості дозволяють ефективно управляти проектом, позбутися від офісної залежності і підстроїти роботу під бажаний спосіб життя.